Formulare datenschutzfreundlich gestalten

1. Datensparsamkeit: nur erfragen, was nötig ist

Die DSGVO nennt das Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c): Personenbezogene Daten sollen dem Zweck angemessen und auf das notwendige Maß beschränkt sein. Außerdem verlangt Art. 25 datenschutzfreundliche Voreinstellungen. Für ein Formular heißt das: Jedes Feld braucht einen Grund.

Fragen Sie sich bei jedem Feld: Kann ich die Anfrage ohne diese Angabe nicht bearbeiten? Wenn nicht, streichen Sie das Feld oder machen Sie es optional.

Der Baukasten unterstützt das mit einem optionalen Hinweis zur Datensparsamkeit über dem Formular und mit Hinweisen im Editor, wenn ein Formular sehr lang wird.

2. Pflichtfelder sparsam einsetzen

Ein Pflichtfeld zwingt zur Angabe. Setzen Sie es nur, wenn die Bearbeitung ohne die Angabe nicht möglich ist. Alles andere kennzeichnen Sie als optional; der Baukasten ergänzt dazu automatisch „(optional)“ an der Beschriftung.

3. Einwilligung nur dort, wo sie nötig ist

Eine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) ist nur eine von mehreren möglichen Grundlagen. Wenn jemand eine Anfrage stellt und Sie die Angaben nur zur Beantwortung verarbeiten, kann eine andere Grundlage greifen, etwa die Bearbeitung einer Anfrage vor einem Vertrag (Buchst. b). Ob das auf Ihr Formular zutrifft, klären Sie bitte mit fachkundiger Stelle.

Verlangen Sie aber eine Einwilligung, etwa für einen Newsletter, gelten Bedingungen (Art. 7): Sie muss freiwillig, verständlich und nachweisbar sein, und die Checkbox darf nicht vorangekreuzt sein. Außerdem müssen Besucher beim Erheben der Daten informiert werden (Art. 13). Dafür dient der Link auf Ihre Datenschutzerklärung.

• Die Einwilligungs-Checkbox des Baukastens ist nie vorangekreuzt und bei Aktivierung ein Pflichtfeld.
• Der Link zeigt auf die Datenschutzerklärung Ihrer eigenen Website. Der Baukasten erzeugt keine.
• Ohne personenbezogene Felder ist keine Checkbox nötig. Die Vorlage Feedback fragt deshalb weder Name noch E-Mail ab.

4. Übertragung verschlüsseln

Art. 32 verlangt angemessene Sicherheit der Verarbeitung. Für Formulare beginnt das bei der Übertragung: Die Seite mit dem Formular und die Adresse, an die es sendet, sollten über HTTPS laufen. Tragen Sie als Empfänger-Adresse deshalb eine Adresse mit https:// ein.

Beachten Sie auch den Weg danach. Wenn der Empfänger die Angaben per E-Mail weiterleitet, sind diese Mails in der Regel nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Fragen Sie in einem einfachen Formular deshalb keine besonders sensiblen Angaben ab, etwa zur Gesundheit oder zu Bankverbindungen.

5. Spamschutz ohne Fremdanbieter

Viele Captcha-Dienste laden Skripte externer Anbieter nach. Das kann zusätzliche Hinweise in der Datenschutzerklärung nötig machen. Ein Honeypot ist eine Alternative: ein für Menschen unsichtbares Feld, das Bots meist ausfüllen. Der exportierte Code verwirft solche Eingaben im Browser.

Wichtig: Ein Honeypot im Browser ersetzt keine Prüfung auf Ihrem Empfänger. Lassen Sie dort zusätzlich prüfen, ob das Feld firmenwebsite leer ist.

Der exportierte Code enthält außerdem ein verstecktes Feld csrf_token. Betreiben Sie einen eigenen Empfänger, trägt er dort das Token der aktuellen Sitzung ein und prüft es beim Eingang, damit niemand Formulare in Ihrem Namen von fremden Seiten abschicken kann. Senden Sie an einen externen Dienst, schalten Sie das Feld im Baukasten ab.

Checkliste vor dem Veröffentlichen

• Jedes Feld hat einen erkennbaren Zweck, überflüssige Felder sind gestrichen.
• Pflichtfelder gibt es nur dort, wo die Bearbeitung sonst nicht möglich ist.
• Der Link auf die Datenschutzerklärung führt zu einer vorhandenen, aktuellen Seite.
• Eine Einwilligung wird nur verlangt, wo sie als Grundlage gebraucht wird, und ist nicht vorangekreuzt.
• Seite und Empfänger-Adresse laufen über HTTPS.
• Der Empfänger ist festgelegt, und es ist geklärt, wer die Antworten sieht und wann sie gelöscht werden.
• Sensible Angaben werden nicht über ein einfaches Formular abgefragt.